Pühapäev, 19. september 2010

Ei, ja veelkord ei! ehk viis vastust ametnikult ühendusele

Tavaliselt on suhtlemine lihtne ja mõnus. Saame omavahel asjad räägitud, kui kuulame üksteist ja otsime ühist huvi. Asjalikus mõttevahetuses ei käitu ametnik ja ühenduse esindaja antipoodide, vaid partneritena.

Vahel aga tundub, et teine pool põikleb ja blokib ning poeb klišeede taha. Klišeed on tüüp-vastused, millel pole sisulist väärtust – need võetakse mängu pigem selleks, et suhtlemist kiiremini lõpetada. Kuidas neid ära tunda ja mida sellises olukorras peale hakata?

Vaatame viite lauset, mida ametnik kasutab siis, kui ta tahab öelda ei.


  1. „Kogu info on kodulehel väljas“

Nojah, täitsa usutav, et nii ongi – ametiasutuse sait on infot ääreni täis. Eestis oleme avalikustamise eesrindlased, ses mõttes et mujal pole nii julget Avaliku Teabe Seadust. Riigi dokumendid peavad olema avalikkusele kättesaadavad ja veeb on selleks kõige loogilisem koht. Iseasi, kui kergesti vajaliku info sealt üles leiab. Ning seejärel – kuivõrd see on arusaadav. Seepärast, kui vajad juhendamist või selgitamist, anna sellest ametnikule teada. Ütle, kuhu oma otsingutega täpselt toppama jäid ja palu abi. See näitab, et oled niiöelda kodutöö ära teinud ja enne telefonitoru tõstmist juba aega ja vaeva kulutanud.


Teiseks ütle otse, et igapäevaselt sa mööda asutuste veebikülgi ei surfa. Küsi, kuidas saad end huvitavad uudised ja teated e-postkasti tellida ning palu end lisada meililisti. Juhul, kui oled seda kõike juba teinud ja oluline info ikkagi sinust mööda läks, on asutus teinud vea. Nüüd tuleb leida lahendus koos avalike suhete osakonnaga.


  1. „See tõstab meie halduskoormust.“

Tõlge: ma ei viitsi ega taha selle asjaga tegeleda.

Ametnikule tundub sinu soov või ettepanek lisatööna. See ei seostu tema ülesannetega, ei tundu üldise vajadusena vaid ühekordse vastutulekuna. Sellega tegelemine võtab aega, mis tuleb leida teiste toimetuste arvelt. Niisugusele palvele on lihtne öelda ei – seda soovitavad ka ajajuhtimise koolitajad.


Lahendus: uuri, mida täpselt peab ametnik ette võtma, et sinu palve täita. Aita tal läbi mõelda, kellega ta peab rääkima, mida täpsustama. Paku end lisainfot otsima. Võib-olla selgub niimoodi koos „kõva häälega“ mõeldes, et asi ei võtagi eriti aega ja on täitsa tehtav.


3. „Sellel on tuntav mõju riigieelarvele“

Masuajal on eelarve püha lehm. Pärast seda, kui riigiasutused on pidanud mitu korda aastas oma kulusid koomale tõmbama, loobuma töötajatest ja plaanitud tegevustest, arendusplaanid sahtlisse panema, mõjub iga ettepanek, mis toob kaasa kulutusi, punase rätikuna. Arusaadav. Samas, kunagi pole nii, et üldse raha ei ole. Selles rahakotis, mis olemas on, tuleb lihtsalt teha valikuid. Seniste valikute ümbertegemine eeldab häid põhjendusi.


Lahendus: kirjelda seda kasu, mida uue tegevuse kaudu võib saavutada. Näita, et oled tutvunud asutuse tööplaani või arengukava eelarvega. Küsi, millal on õige aeg esitada uusi ettepanekuid. Uuri, kuidas käib rahade taotlemine ja kuidas neid otsuseid tehakse. Küsi soovitusi, näiteks kas on mõtet teha teiste ühendustega koostööd. Ning eelkõige – arutage, kuidas saab sind huvitava asja ära lahendada nii, et suuremaid kulutusi ei tekikski!


4. „See meid otseselt ei puuduta.“

On igati loomulik, et riigivalitsemise ülesanded on jagatud. Keskvalitsusel on oma roll ning kohalikul omavalitsusel oma ülesanded. Igal asutusel oma valdkonnad. Igal ametnikul oma töökirjeldus. See aga õigusta toru hargile riputamist, kui ta sinu küsimusele vastata ei oska.


Lahendus: selgita, millise info põhjal sa tema poole pöördusid – ehk kuidas tema töö võib sinu ettepanekuga seotud olla. Kirjelda, milliste asutustega sa oled juba samal teemal rääkinud. Näita, kuidas tema panus saab ühisele asjale kaasa aidata.


5. „See on poliitiline otsus.“

Tavaliselt on sellele lausele eelnenud protsess, mida saab tagantjärele kirjeldada kui tükk tühja tööd ja vaimunärimist. Asjaga on siin-seal tegelenud mitu asutust ja hulk ametnikke. Siiski on üles jäänud erimeelsused, millele pole lahendusi leitud. Keegi pole otsust teinud.


Lahendus: tegelikult sellisest olukorrast head nahka loota pole. Saad vaid (taas) välja käia oma ettepanekud, kirjeldada oodatava otsuse mõju oma ühendusele. Küsi, kelle võimuses on asi lahendada. Uuri, millised on takistused. Ütle, et tuled selle teema juurde mõne aja pärast tagasi.


Lõpetuseks:

Kas panite tähele, et ainult ühes lauses on sõna „ei“? Positiivselt öelda on palju parem. Nõks seisneb aga selles, kuidas suhelda nii, et tühjale jah-lausele ehk klišeele asjalik sisu ja tegutsemine juurde kasvatada.


Tänan inspiratsiooni eest EMSLi suvekooli "Kuidas öelda ei".

Kommentaare ei ole: